Aussagefähige Analysen mit PowerPivot

MS-Excel-Powerpivot, DAS BI-Tool

PowerPivot ist ein neues Microsoft BI Feature, das als Excel Add-In in der Version ab Excel 2010 (leider nicht für Excel 2007) zur Verfügung steht.

Eine Einführung sowie eine Download-Möglichkeit finden Sie unter: http://www.powerpivot.com.

Mit PowerPivot können Sie als Anwender Daten aus unterschiedlichsten Datenquellen laden und diese in Datenbank-ähnlicher Weise miteinander verknüpfen. Die Daten werden in einem Extra-Pivot-Programmfenster  analysiert. Die Darstellung erfolgt in der gewohnten Excel Pivot Methode. Neu in der Excel-Version 2010  sind die Slicer (sog. “Datenschnitte”), mit denen Sie auch in verschiedenen Kombinationen Daten schnell filtern und besonders gut in Verbindung mit Powerpivot-Daten verwenden können. Powerpivot ist in verschiedenen Versionen verfügbar, zum einen als Add-In für den Excel 2010 Client, als PowerpivotPro V2 CTP3f (download) mit zusätzlicher Funktionalität z.B. in der Beziehungs-Darstellung und der Sort-by-column-Funktion und einmal als Enterprise Feature von SharePoint/SQL Server. Auch in der Client-Version sind Sie hinsichtlich der Daten-“Mengen” fast unbegrenzt, immerhin mehrere Millionen Datenzeilen können eingelesen werden.

Einmal erstellte PowerPivot Dokumente können auf Basis der zu Grunde liegenden Daten aus den jeweiligen Quellen aktualisiert werden. Die Arbeitsgeschwindigkeit von PP ist auch bei großen Datenbeständen sehr hoch.

Über die im Excel Pivot integrierte Charting-Funktionalität ist eine  – auch mehrfache –  grafische Darstellung der Daten möglich.

Mit den Möglichkeiten der tabellarischen und grafischen Analyse lassen sich direkt in Excel ansprechende Berichte (Reports) und Dashboards erstellen, was gerade im Management-Bereich sehr begehrt sein dürfte.

Im Grunde hat Microsoft mit der Veröffentlichung von Powerpivot für den Anwender in manchen Fällen den “Umweg” über Access-Dateien (MDB oder ACCDB) unnötig werden lassen. Habe ich in Vorgängerversionen häufig das Problem gehabt, dass die Anbindung an unterschiedliche externe Daten einschl. Verknüpfung zunächst über den Umweg einer MDB oder ACCDB realisiert werden musste (hier können dann die Tabellenbeziehungen erstellt werden) um dann wiederum via Excel an diese Daten anzubinden (und das Ganze ggf. noch über einen weiteren Umweg mit definierten Abfragen), kann der Anwender nach Einrichtung eines PP-Dashboard sehr schnell seine Auswertungen erhalten (was aber nicht zwingend bedeutet, dass auf die Datenbanken selber verzichtet werden könnte;-)..

Die Installation von Powerpivot erwartet (sofern nicht auf Windows7 installiert) DotNet-Framework ab V.3.5.

Gern verweise ich auf folgenden Beitrag aus MindBusiness: “sehr überzeugend”

Was ist Business Intelligence? (by intricity101 via Youtube – englisch)

PowerPivot: Beziehungen:  Verknüpfungen zwischen Tabellen

Definition: Hier etwas Theorie.

Was sind Beziehungen?

Beziehungen zwischen Tabellen sind in Excel selber nicht darstellbar. Technisch gesehen, sind Tabellenbeziehungen den Datenbanken entlehnt (ER-Modell[1]). Dabei sind nicht die Tabellen selber „verknüpft“. Die Beziehung findet über Spalten (bzw. Felder, wie es in der „Datenbanksprache“ heißt. Die Spalte der einen Tabelle steht mit der Spalte einer anderen Tabelle in Beziehung. Dabei besteht die Beziehung auch per Definition lediglich zwischen diesen beiden Spalten. Da diese Spalten aber in der Regel Teil einer Tabelle (Entität), stehen somit quasi beide Tabellen miteinander in Beziehung. Zu beachten ist dabei, dass die verknüpften Spalten „typgleich“ sein sollten, d.h. wenn z.B. die Spalte KundenNummer der Kundentabelle mit der Spalte KD einer Bestellungstabelle in Beziehung stehen soll, sollten beide Spalten von den Datenfeldtypen zusammenpassen, es sollte sich also bei beiden Spalten um Zahlenspalten handeln (wenn es denn Zahlenwerte sind) oder um Textspalten (kann auch gemischt sein). Grundsätzlich können zwar auch Zahlenspalten mit Textspalten verknüpft werden, das führt im Einzelfall allerdings zu Problemen.

Wozu werden Beziehungen verwendet?

Beziehungstyp 1:n: In den meisten Fällen ist sicher von einer 1:n-Beziehung auszugehen. Klassischerweise handelt es sich dabei um die Beziehung zwischen einer Tabelle mit sog. Stammdaten und einer Tabelle mit Bewegungsdaten. Als Beispiel kann das o.g. Kunden-Bestellungen-Verfahren genannt werden: Ein Kunde, der in der Kundentabelle aufgrund der eindeutigen Kundennummer nur einmal vorkommen kann, kann allerdings (mit seiner Kundennummer) in der Bestellungentabelle mehrfach in Erscheinung treten. Da in der Bestellungen-Tabelle in der Regel nicht auch noch alle Kundendaten gespeichert werden (sondern eben nur die Kundennummer) kann durch die Beziehung zur Kundentabelle aufgrund der eindeutigen Kundennummer auf die anderen Kundendaten „rückgeschlossen“ werden. Werden also nun Spalten beider Tabellen (Kundendaten und Bestellungen) in einer Auswertung verwendet UND es besteht eine Beziehung zwischen den beiden Kundennummern-Spalten, wird die Datenbeziehung gewährleistet, d.h. es werden die „korrekten“, bzw. die zusammengehörigen Daten selektiert bzw. zusammengestellt.

Beziehungstyp 1:1: In diesem Fall handelt es sich um die Beziehung zwischen zwei Stammdaten-Tabellen, die über die verknüpfte Spalte in jeder Tabelle eindeutige Werte führt. Beispiel: Eine Artikeltabelle mit eindeutiger Artikelnummer, die „alle“ Artikel umfasst und eine Artikeltabelle in der bestimmte Spezifikationen erfasst werden, die nur für eine Auswahl von Artikeln gespeichert wird (z.B. Artikel, die selber hergestellt werden oder auch das Gegenteil, Artikel die fremdbezogen werden).

In dem Register PowerPivot sollte die Beziehungserkennung eingestellt sein.

PowerPivot: DAX-Funktionen

Was und Wozu?

Die Verwendung von DAX-Funktionen (Data-Analysis Expression) ist auch bei komplexen Auswertungen nicht immer zwingend erforderlich. Auch in einer Excel-Pivottabelle steht Ihnen die Möglichkeit zur Verfügung Excel-Funktionen einzubauen. Die Nutzung von DAX-Funktionen, die auf der Powerpivot-Seite sowie als DAX-Measures in den Pivot-Tabellen zur Verfügung stehen, ähnelt komfortabelerweise in der Anwendung sehr den Excel-Funktionen, obwohl sie „technisch gesehen“ nicht in Excel stattfinden. Durch die Verwendung von DAX-Funktionen können allerdings Ergebnisse „vorbereitet“ werden, die dann bei der Erstellung eines Dashboards als „Datenergebnisse“ in Excel einfließen. Grundsätzlich gilt: Excel ist bei der Ermittlung von Funktionsergebnissen langsamer als Powerpivot. Besonders bei der Anbindung an größeren Datenbeständen (also mehr Zeilen, als Excel darstellen kann) ist die Nutzung von DAX-Funktionen daher sinnvoll bzw. unerlässlich (abgesehen davon, dass hier auch eine nennenswerte Anzahl von Datenbankähnlichen Funktionen zur Verfügung stehen, die Excel selber nicht kennt).

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[1] ER-Modell: Entity-Relationship-Modell